„Digitální pracoviště“ je pojem, o kterém se dnes hodně mluví. Co to vlastně znamená?
Během posledního roku jsme měli možnost ho téměř všichni zažít. Naučili jsme se scházet
online a interagovat s klienty přes webkamery na virtuálních setkáních. Také pohovory
se přesunuly do online prostoru a přednášky či workshopy se začaly streamovat na
internetu. Pivo s kolegy se konalo za monitorem a každý, kdo mohl, pracoval z pohodlí
domova. Skoro všechno jsme mohli zažít z našich obývacích pokojů. Tento nový způsob
fungování s sebou přinesl řadu výhod i nevýhod.
Jedním z důvodů, proč nám práce z domova vyhovuje, je flexibilita. Díky home office mohou zaměstnanci pracovat odkudkoli a kdykoli. Během dne si mohou vyřešit soukromé záležitosti, což jim poskytuje mnohem lepší work-life balance, a zároveň jsou ochotnější pracovat večer a přes víkend. Mezi nesporné výhody patří také úspora času. Před začátkem pandemie zabrala průměrnému Evropanovi cesta do práce 25 minut. Ušetřený čas můžeme místo toho věnovat svým blízkým nebo koníčkům. Nejde přitom jenom o výhody pro zaměstnance, z home office benefitují také společnosti, které ušetří za výdaje na kancelářské prostory a jejich provoz.
Jaké jsou naopak nevýhody práce z domu? Například udržení sebedisciplíny. Známe to všichni, v našich domácnostech na nás číhají nejrůznější rušivé prvky. Může jít o pobíhající děti, puštěnou televizi nebo plnou ledničku. Potřebujeme proto mnohem větší kázeň, abychom těmto pokušením odolali. To však není jediným rizikem. Nevýhodou home office je také absence sociální interakce. Člověk je tvor sociální a nedostatek komunikace s lidmi má negativní vliv na naši psychiku a pracovní výkon. Práce z domu navíc není vhodná pro všechny. Například hasič či popelář si home office vyzkouší jen stěží.
Co bude po covidu?
Firmy dnes řeší, jak budou vypadat jejich pracovní prostory, až skončí pandemie. Většina zaměstnanců se chce vrátit do kanceláří, už teď je však jasné, že nic nebude jako dřív. Otázka proto zní, jak společnosti zareagují na potřeby svých zaměstnanců v postcovidovém světě. Po konci pandemie se určitá část zaměstnanců do kanceláří vrátí. Přesto se předpokládá, že home office zůstane součástí „nového normálu“. Vzniká nový hybridní model fungování, který kombinuje práci z domova a práci z kanceláře. Unicorn má pro tento hybridní model fungování připravené řešení v podobě produktu Bookigy.
Jak Bookigy funguje?
Bookigy je komplexní rezervační aplikace pro firmy, organizace a jednotlivce, která umožňuje jednoduchou a efektivní rezervaci pracovních míst, kanceláří nebo zasedacích místností. Toto řešení je možné aplikovat také pro rezervaci parkovacích míst či služebních vozidel. Aplikace umožňuje rezervovat si místo v kancelářské budově podle konkrétních požadavků. Uživatel si může vybrat přesný čas a požadované vybavení daného místa.
V aplikaci zároveň naleznete informace o dostupnosti pracovních míst k rezervaci a aktuální obsazenost budovy či vybraného poschodí v reálném čase. Pro lepší orientaci v prostoru si mohou uživatelé přímo v aplikaci označit svá oblíbená místa, která se jim budou zobrazovat ve vyhledávání na prvních
místech, což umožní rychlejší rezervaci. Nová politika flexibilního zasedacího pořádku umožňuje rezervovat si místo, kdekoli to zaměstnanci v rámci kanceláří dovolíte. Proto jsme vytvořili funkci, která ukáže aktuální rezervace kolegů. Můžete se tak posadit vedle spolupracovníka, s nímž potřebujete řešit pracovní záležitosti, a zefektivnit tím čas strávený v kanceláři. Manažerům aplikace nabízí připravený report o docházce zaměstnanců, kde lze sledovat, jak často využívají pracovní místa a home office. Vedoucí pracovníci tak mají na jednom místě perfektní přehled o tom, kdo odkud pracuje. Rezervaci můžete navíc nechat vytvořit někoho jiného za vás. Uživatelé s většími právy mohou vytvořit rezervace pro své kolegy. Tato funkce se využívá například při organizování workshopů. Případně se mohou o rezervace postarat asistenti jinak vytížených manažerů anebo předem určená osoba. Aplikace generuje notifikace o vytvoření, úpravě anebo zrušení rezervace, které dostanete i v případě, že za vás rezervaci vytvořil někdo jiný. To znamená, že budete
vždy v obraze. V Bookigy si můžete jednoduše stáhnout statistiky o docházce a vytížení jednotlivých budov, pater či sektorů, a to jak v reálném čase, tak zpětně za delší časové období. Tato data lze pak dále analyzovat kvůli případné optimalizaci nákladů na kancelářské prostory. V aplikaci můžete rovněž přidávat či upravovat svoje prostory i vybavení jednotlivých pracovních míst a spravovat dostupnost a oprávnění rezervace. Aplikace umožňuje vytvořit si vlastní přehled, který můžete promítat na tabletu nebo firemním televizoru, aby měl každý návštěvník přehled o aktuální obsazenosti kancelářských míst. Za pomoci Bookigy dokážete svoje prostory logicky rozdělit a přidělit je jednotlivým oddělením vaší firmy nebo jednotlivcům. V aplikaci můžete vytvořit také sdílené prostory pro všechny své zaměstnance.
Digitalizace správy vozového parku
Aplikace nabízí také digitální evidenci vozového parku. V praxi to znamená, že můžete spravovat informace o firemní flotile a vybavení automobilů elektronicky. Budete mít přístup k ceníku, takže můžete rychle a jednoduše upravovat ceny podle svých požadavků. Zároveň máte pod kontrolou termíny technické a emisní kontroly a také termíny pojištění. Aplikace vás na ně upozorní, tudíž budete vždy připraveni. Můžete také vést evidenci doplňkové dokumentace (technické průkazy, skeny měření apod.). S Bookigy budete mít možnost spravovat i dostupnost jednotlivých automobilů a nastavovat pro ně jednotlivá oprávnění. S aplikací Bookigy mohou uživatelé rezervovat firemní vozidlo podle zvolených parametrů.
Integrace s okolím
Aplikaci neustále rozšiřujeme o nové funkce. Snažíme se zužitkovat zpětnou vazbu, která nám přichází, aby produkt Bookigy splňoval náročné požadavky našich klientů. Zatím jsme do aplikace přidali několik nových funkcí, které zvyšují přidanou hodnotu pro zákazníky. Aplikace je nativně vyvinutá pro cloudové prostředí a běží plně v cloudu společnosti Unicorn. Bookigy je však možné integrovat do prostředí jakékoli firmy. Uživatelé
dostanou k produktu pozvánku do služby Plus4U, kde se jim vytvoří účet, jehož prostřednictvím pracují v aplikaci. Častým požadavkem je integrace identity providera (například ActiveDirectory, KeyCloak, a podobně). V rámci této integrace dojde k propojení dvou identit a vaši zaměstnanci mohou následně pohodlně využívat Single-Sign-ON (SSO) s využitím své firemní identity. Pro větší pohodlí a méně administrativy je navíc možné synchronizovat organizační strukturu přímo s aplikací. Nové účty se budou zakládat automaticky, odcházejícím zaměstnancům se naopak účty automaticky zruší.
Přidaná hodnota produktu Bookigy
Optimalizace nákladů společnosti – Žijeme v informační době, proto jsou data tou nejcennější komoditou, která vám poskytnou podklady ke správnému rozhodnutí. Bookigy má informace o kapacitě vašich prostorů, které vám poslouží k optimalizaci pracovních míst, parkovacích míst a počtu potřebných zasedacích místností. Optimalizace může v širším významu znamenat, že některé kanceláře, části budov nebo samotné budovy se stanou nadbytečnými a vy můžete ušetřit na jejich pronájmu. Pokud budovu vlastníte, můžete nevyužitá místa
přetvořit na moderní pracovní open space s menším počtem pracovních míst nebo je dočasně uzavřít a šetřit na energiích.
Správa rezervovaných komodit na jednom místě – Dejte svým facility manažerům do rukou jednoduchý produkt na správu budovy, pracovních míst, parkovacích míst, zasedaček a firemní flotily. Práce v aplikaci je jednoduchá. Díky Bookigy můžete získat řadu důležitých statistik, jako jsou například nejčastěji využívaná místa nebo ve kterých dnech a časech chodí zaměstnanci nejčastěji do kanceláře. Na základě těchto dat můžete dále udělat rozhodnutí pro optimalizaci nákladů na pracovní prostory.
Jednoduchá a intuitivní aplikace – Bookigy je plně responzivní aplikace, kterou můžete spustit na jakémkoli moderním zařízení. Je navržena tak, aby si mohli zaměstnanci zarezervovat místa na minimální počet
kliknutí a obratem získali potvrzení o provedení rezervace.
Bezúdržbová cloudová aplikace – Potřeba starat se o aplikaci a provozovat ji ve vaší infrastruktuře s Bookigy odpadá. O všechno se postaráme my, tj. náš servisní a produktový tým. V případě jakéhokoli problému se stačí obrátit na náš helpdesk přímo prostřednictvím aplikace.
Bezpečnost a ekologie – V nepříznivých dobách pandemie může aplikace řídit docházku zaměstnanců do budov a zajistit bezpečné rozestupy. Bookigy přispívá také k ekologičtějšímu chování, například tím, že lidé bez rezervace parkovacího místa mohou zvolit pro cestu do práce hromadnou dopravu.
Rychlost nasazení Bookigy – Díky naší architektuře jsme schopni demo prostředí připravit v řádu jednotek dní a poskytnout našim klientům rychlý první kontakt s produktem. Rychlost nasazení produkční verze potom závisí na počtu a komplexnosti dodatečných požadavků klienta.
Špičková architektura – Aplikace je vyvinuta za využití Unicorn Application Framework (UAF), který nám umožňuje tvořit moderní cloudové aplikace. Využíváme předpřipravené komponenty frameworku, abychom splnili nejen nejnáročnější požadavky našich klientů, ale také aby byly aplikace dostatečně robustní pro bezproblémový chod při vysoké zátěži. Naše cloudové aplikace běží na internetové službě Plus4U.
Základní pilíře naší architektury
Mobile First
Koncovými uživateli aplikací jsou zpravidla lidé. Z pohledu aplikace jsou však koncovými uživateli jak lidé, tak i jiné aplikace (systémy). V dnešní době lidé využívají aplikace především prostřednictvím mobilních zařízení (mobilní telefony, tablety), ale také chytrých televizí a dalších speciálních zařízení. Tradiční počítače a notebooky se stávají druhořadými. Právě proto jdeme v Unicornu cestou Mobile First a pozornost zaměřujeme především na mobilní telefony
Internet of Things (IoT)
Dalším klíčovým hráčem jsou inteligentní boxy, které napájejí databázi aplikací různými údaji ze svých senzorů, anebo naopak nastavují hodnoty pro výstupní zařízení za pomoci informací z aplikací. Tato zařízení se díky tomu mohou propojovat a vyměňovat si data. Toto je internet věcí (IoT)
Mikroservisní architektura
Naše aplikace dodržují a respektují všechny zásady mikroservisní architektury a přináší značnou hodnotu nejen procesu vývoje, ale také flexibilnímu a škálovatelnému provozu.
CloudReady
Jednotlivé případy využití zpravidla vyžadují pro správné fungování konkrétní informační zdroj. Údaje, které jsou z pohledu aplikace trvale uložené, jsou v současných moderních systémech uloženy na uložištích cloudových údajů. Ukládání trvalých údajů aplikací na osobní počítače, lokální disky nebo diskové pole
v kanceláři už je dávno pryč. Je velmi pravděpodobné, že brzy budou překonaná i velká proprietární datová centra společností. Podobná situace se týká i aplikační logiky. Tedy jaké pokyny je potřebné dodržovat v každém konkrétním případě použití. Toto by se mělo také přesunout z lokálních zařízení do cloudu. Zkrátka vše důležité musí být v cloudu.
O Bookigy
Bookigy je komplexní rezervační aplikace pro firmy, která umožňuje snadnou a efektivní rezervaci pracovních míst, kanceláří či zasedacích místností. Toto komplexní řešení lze aplikovat i pro rezervaci parkovacích míst či služebních vozidel. Bookigy umožňuje svým uživatelům rezervovat si pracovní prostor pro sebe, jinou osobu nebo celý tým na datum a čas, který opravdu potřebují. Intuitivní ovládání, bezúdržbový provoz v cloudu a sdílení pracovních míst podporují koncept Smart Office, což vede k optimalizaci využívání pracovního prostoru i z pohledu finančních nákladů. Bookigy bylo vytvořeno s ohledem na potřeby klientů a rychle se měnící požadavky na bezpečnou a efektivní obsazenost kancelářských prostor. Bookigy zvládne management rezervací kdykoliv a kdekoliv.
O autorovi
Roman Ledvoruch pro Unicorn pracuje od roku 2011. Začínal na pozici testera v bankovním sektoru. S postupným rozšiřováním zkušeností působil jako analytik a test team leader. Následně přešel na manažerskou pozici a v roli projektového manažera odřídil několik projektů ve více bankovních institucích. Později působil jako divizní a obchodní manažer, aby nakonec své zkušenosti využíval na pozici senior konzultanta.
O Unicornu
Unicorn je renomovaná evropská společnost poskytující ty největší informační systémy a řešení z oblasti informačních technologií. Dlouhodobě se soustředíme na vysokou přidanou hodnotu a konkurenční výhodu přinášenou našim zákazníkům. Působíme na trhu již od roku 1990 a za tu dobu jsme vytvořili řadu špičkových a rozsáhlých řešení, která jsou rozšířena a užívána mezi těmi nejvýznamnějšími podniky z různých odvětví. Jsme zároveň provozovateli internetové služby Plus4U, ve které nabízíme široké portfolio služeb založených na robustních softwarových řešeních pro malé a střední podniky a hlavně pro lidi. Naším cílem je vzdělávat lidi a také společnost. Proto jsme v roce 2007 založili Unicorn University, která zároveň provozuje Unicorn Top Gun Academy – komplexní vzdělávací systém pro naše spolupracovníky, tedy pro všechny z nás.
Více na https://unicorn.com
Roman Ledvoruch
